Schritt 1: Daten vorbereiten
Wenn Sie heiDATA nutzen möchten, beachten Sie bitte folgende vorbereitende Schritte, die eine zügige Datenpublikation in heiDATA ermöglichen.
Zögern Sie nicht, frühzeitig Kontakt mit uns aufzunehmen, wenn Sie Fragen zur Datenveröffentlichung haben. Dabei sind für uns erste Informationen zu Ihren Daten (Datentypen, Dateiformate, Datenmenge) hilfreich.
Benennung und Organisation von Dateien
Bitte benennen Sie Ihre Dateien in logischer und nachvollziehbarer Weise. Die Dateibenennung sollte umfassend, aber dabei auch möglichst kurz sein und den Gepflogenheiten Ihrer wissenschaftlichen Community entsprechen. Bei Verwendung einer Datumsangabe nutzen Sie idealerweise das international normierte Format YYYY-MM-DD. Sollten die Dateien denselben Titel tragen wie die zugehörige Publikation, bietet sich ein Titelzusatz mit Unterstrich _ an, wie z.B. “_data”, um Verwechslungen mit der Publikation zu vermeiden.
Bitte beachten Sie außerdem, dass für den Dateinamen bestimmte Zeichen ausgeschlossen sind. Die ausgeschlossenen Zeichen sind: / : * ? " < > | ;
heiDATA kann Ordnerstrukturen abbilden. Insbesondere wenn es sich um viele Dateien/ Ordner handelt, empfehlen wir, die Daten in einer Verzeichnisstrukturen verfügbar zu machen.
Außerdem gibt es die Möglichkeit Beschreibungen für einzelne Dateien in heiDATA zu erstellen. Eventuell möchten Sie diese bereits im Vorfeld anlegen.
Dateiformate
Die zur Veröffentlichung auf heiDATA vorgesehenen Dateiformate sind prinzipiell nicht beschränkt. Allerdings sollten in Hinblick auf die Langzeitarchivierung nicht-proprietäre und gut dokumentierte Formate verwendet werden. Bei der Wahl geeigneter Dateiformate oder der Konvertierung unterstützen wir Sie gerne.
README Datei
Zur besseren Nutzbarkeit und Weiterverwendung Ihrer Dateien bietet sich das Erstellen einer README-Datei an. Solch eine Datei bietet Nutzer:innen eine detaillierte Beschreibung der Dateien und der darin enthaltenen Daten und fördert die schnelle und intuitive Nutzung der Daten. In einer solchen README-Datei können bei Bedarf auch die Nutzungsbedingungen für die Dateien aufgenommen werden. Die README-Datei sollte als Text-Datei (z.B. .txt, .md, .pdf) abgefasst sein und muss eindeutig dem entsprechenden Datensatz mindestens unter Verwendung des Titels und des DOI zuzuordnen sein. Bei der Benennung der README-Datei ist das Voranstellen eines Unterstrichs zu empfehlen (_README), damit die Datei immer als erstes Dokument angezeigt wird.
Tabelle
Veröffentlichungsrechte klären
Vor der Publikation sollten Sie abgeklärt haben, dass Sie zur Veröffentlichung der Daten berechtigt sind. Hierzu gehört die entsprechende Absprache mit Ihren Ko-Autor:innen, die Beachtung von ggf. bestehenden Schutzrechten, die einer Veröffentlichung entgegenstehen können (personenbezogene Daten, Urheberrecht Dritter, etc.) sowie ggf. Regeln zur Exportkontrolle.